Effectief vergaderen online, Hoe doe je dat?

De online wereld is populairder dan ooit en verspreid zich sneller dan een epidemie. Onze laptop, smartphone en pc zijn opeens niet meer weg te denken en thuiswerken is de norm geworden. We omarmen de technologie en zorgen ervoor dat we de professionele zaken draaiende houden. De kantoorruimtes worden minder geboekt en de mail staat vol uitnodigingen voor een online meetings. Hoe effectief vergaderen online is heeft wat onderzoek nodig. Daarom ga ik dieper op dit onderwerp in via deze blog.

Welke voor- en nadelen zijn er aan online vergaderen?

​Online vergaderen is de nieuwe norm en dat verdient wat aandacht. Het stelt collega´s, (potentiële) klanten in staat om te vergaderen over belangrijke zaken zonder fysiek aanwezig te moeten zijn in eenzelfde ruimte. Een online vergadering kan makkelijk worden opgezet door een webbrowser applicatie of software die gedownload kan worden. Programma´s als Skype, Zoom of Google Hangouts zijn erg populair bij online vergaderen.
Ik zet de voor- en nadelen van online vergaderen voor je op een rij:

Voordelen

• Toegankelijkheid; afstand is geen barrière meer, online vergaderingen maken het mogelijk belanghebbenden binnen handbereik toegang te geven tot een vergadering.
• Tijd- en kostenbesparing; Voor een fysieke vergadering wordt er vaak gereisd terwijl bij een online vergaderring dit niet nodig is. Ze zeggen wel eens ‘tijd kost geld’, en door online te vergaderen bespaar je in kosten en tijd.
• Hogere opkomst en flexibiliteit; Omdat reizen niet meer hoeft, de verbinding met een netwerk bijna overal aanwezig is zal de opkomst hoger zijn en is de flexibiliteit binnen handbereik.
• Milieuvriendelijk; Stapels papieren die gekopieerd moeten worden zijn slecht voor het milieu. Nu kun je gemakkelijk online documenten met elkaar delen. Daarnaast wordt er minder gereisd, dus een beter milieu begint bij online vergaderen.

Nadelen

• Toegankelijkheid; afstand is geen barrière meer, online vergaderingen maken het mogelijk belanghebbenden binnen handbereik toegang te geven tot een vergadering.
• Tijd- en kostenbesparing; Voor een fysieke vergadering wordt er vaak gereisd terwijl bij een online vergaderring dit niet nodig is. Ze zeggen wel eens ‘tijd kost geld’, en door online te vergaderen bespaar je in kosten en tijd.
• Hogere opkomst en flexibiliteit; Omdat reizen niet meer hoeft, de verbinding met een netwerk bijna overal aanwezig is zal de opkomst hoger zijn en is de flexibiliteit binnen handbereik.
• Milieuvriendelijk; Stapels papieren die gekopieerd moeten worden zijn slecht voor het milieu. Nu kun je gemakkelijk online documenten met elkaar delen. Daarnaast wordt er minder gereisd, dus een beter milieu begint bij online vergaderen.

Efficiënt vergaderen on – en offline

​We hadden het net al over focus houden en concentratie.  Om tijd te besparen, effectief aan de slag te gaan en resultaten te behalen, zijn de juiste vergadertechnieken een must. Om een saaie meeting en urenlang stilzitten te voorkomen zijn goede afspraken noodzakelijk en doelgericht werken belangrijk. Want praten om het praten willen we te allen tijde voorkomen toch? Efficiënt vergaderen begint bij een goede agenda. Zorg dat iedereen ruim op tijd over alle agendapunten beschikt en dat deze duidelijk zijn voor iedereen. Structuur en overzicht zorgen voor een goed lopend proces.
Je wilt dat een vergadering met een gezonde actieve energie van start gaat. Het tijdstip is dus een belangrijk punt. In de ochtend vroeg, als je een live vergadering hebt, is er grote kans op file of een drukke spits. Het beste is om een vergadering voor de lunch te houden. Omdat er een vooruitzicht is van een lekkere break, zal de vergadering effectiever verlopen. Ook hebben mensen over het algemeen meer energie in de ochtend dan in de namiddag.

Vergaderkaart, de manier om effectief samen te werken

Een mooie manier om een sterke basis neer te zetten is om te werken met een vergaderkaart. Door deze vergaderkaart in te vullen zal er een effectieve samenwerking ontstaan met meer structuur en resultaat. Welke punten zie je terug op een vergaderkaart:

• Zorg voor praktische informatie zoals de dag, plaats, tijdstip en frequentie van de vergadering.
• Wie zijn de (vaste) deelnemers aan de vergadering.
• Wat is het doel van de vergadering? Je kunt denken aan een project bespreking en de besluiten die genomen moeten worden. Of de bijsturing ervan en welke plannen hiervoor nodig zijn.
• Input en output van de vergadering. Bij input kun je denken aan een actielijst en rapportages die besproken worden. De output zijn de besluiten, notulen en bijgestelde rapportages.
• De agenda. Welke vaste punten komen elke vergadering terug en hoeveel ruimte is er voor extra input.
• Vergaderafspraken: wat zijn de afspraken voor het overleg of extra agendapunten moeten voor een bepaalde dag en tijd ingeleverd worden. Maar ook het voorzitterschap, de roulatie en mededelingen horen hierbij.

Bron: Hofp
​

De etiquette van online vergaderen

Online vergaderen werkt net wat anders dan elkaar in levende lijve ontmoeten. Je zit in een thuissetting te werken met een programma dat je misschien nog niet kent, de verbinding kan soms wegvallen en het wordt al snel een rommeltje als mensen door elkaar praten of de uitknop (microfoon uit) nog niet hebben gevonden. 

• Zorg dat je goed zichtbaar bent, recht in de camera kijkt en een min of meer professionele achtergrond hebt. Vergader niet in je slaapkamer.
• Vergader niet in je pyjama. Kleed je fatsoenlijk.
• Drink, eet of rook niet opzichtig in je webcam.
• Overleg met elkaar dat je webcam aan moet staan. Als je een live meeting hebt ga je toch ook niet onder de tafel zitten? Zo van, ik ben er wel maar je ziet mij niet.
• Zet je microfoon standaard op mute (uit dus). Zet hem alleen aan als je spreekt en zet hem daarna weer uit.
• Check uit via de chat of microfoon voordat je de vergadering verlaat.

“Ben je net klaar met vergaderen, moeten de agendapunten nog!” 

GRATIS E-BOOK | Succes is geen ‘wat’ maar een ‘hoe’ 

Heb jij als ondernemer creatieve ideeën maar weet je niet hoe je er concreet vorm aan moet geven? Nemen al die gedachtes zoveel ruimte in dat je weinig overhoudt voor zaken die niet werk gerelateerd zijn? Niks raars aan. Wel vermoeiend.
Laat mij je helpen door middel van een handige tool die ik al jaren gebruik. Niet meer overbodig energie verspillen maar ruimte en inzicht creëren wat leidt tot vollere focus. En met focus komt resultaat. Altijd.

​Vul je e-mailadres in: https://www.projectup.nl/download-gratis-weggever.html, en ontvang mijn korte e-book. Zeg maar doei tegen de chaos in je hoofd.
Liefs, Annerique