Blog
Waarom een functioneel beheerder niet hetzelfde doet als een projectleider
Om maar meteen in huis te vallen, een functioneel beheerder is meer een ICT functie die het systeem technisch inricht. Als projectleider werk ik nauw samen met de functioneel beheerder om de processen ingericht te krijgen. Ook om ervoor te zorgen dat de geleverde IT-systemen en -diensten voldoen aan de behoeften en verwachtingen van de eindgebruikers. Samen met de functioneel beheerder werk ik samen om ervoor te zorgen dat de informatiesystemen goed functioneren, problemen worden opgelost en wijzigingen worden doorgevoerd. De functioneel beheerder heeft vaak input en feedback van de gebruikers nodig, en als projectleider speel ik een belangrijke rol bij het communiceren van eisen en wensen van de eindgebruikers aan de functioneel beheerder. We werken samen om problemen op te lossen, wijzigingen aan te brengen en nieuwe functionaliteiten te implementeren.
Wat doet een functioneel beheerder?
Een functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beheren en ondersteunen van informatiesystemen en applicaties binnen een organisatie.
Laat ik eerst vertellen wat een functioneel beheerder allemaal doet. Een functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beheren en ondersteunen van informatiesystemen en applicaties binnen een organisatie. Ze werken nauw samen met gebruikers, leveranciers en systeembeheerders om ervoor te zorgen dat de systemen en processen goed functioneren en voldoen aan de behoeften van de gebruikers. Zonder de juiste informatie kunnen de bedrijfsprocessen niet goed verlopen. Ook zorgt de functioneel beheerder van een correct gebruik van de systemen en het gebruiksgemak. Bijvoorbeeld door vragen te beantwoorden, documentatie te verzorgen en communicatie te organiseren. Het is een rol waarin je veel met mensen werkt, dus sociale skills zijn belangrijk. Wel moet je ook de taal van ICT spreken. Je vertaalt de gebruikersbehoefte namelijk door naar technische opdrachten voor IT-specialisten.
De taken van een functioneel beheerder omvatten onder meer:
- Onderhouden en beheren van applicaties: Dit omvat het installeren van updates, het oplossen van problemen en het implementeren van wijzigingen in de applicaties om ervoor te zorgen dat ze goed blijven functioneren.
- Gebruikersondersteuning: Functioneel beheerders helpen gebruikers bij het oplossen van problemen, geven trainingen en bieden algemene ondersteuning bij het gebruik van de applicaties.
- Coördinatie met leveranciers: Ze werken samen met externe leveranciers om eventuele fouten of problemen op te lossen en om nieuwe functionaliteiten of upgrades te implementeren.
- Analyseren van gebruikersbehoeften: Ze verzamelen en analyseren feedback van gebruikers om te bepalen of er aanpassingen of verbeteringen nodig zijn in de applicaties.
- Documentatie: Ze documenteren zorgvuldig procedures, processen en wijzigingen om een goede kennisoverdracht en continuïteit van de systemen te waarborgen.
Functioneel beheerders spelen een cruciale rol bij het waarborgen van de optimale werking en effectiviteit van informatiesystemen en processen binnen een organisatie. Ze zorgen ervoor dat de systemen goed worden gebruikt, voldoen aan de behoeften van de gebruikers en helpen bij het continu verbeteren en aanpassen van de applicaties aan de veranderende eisen.
Projectleiding en processen zijn nauw met elkaar verbonden
Als projectleider ben ik verantwoordelijk voor het plannen, organiseren, uitvoeren en controleren van het project om ervoor te zorgen dat de doelstellingen binnen de gestelde tijd, het budget en de kwaliteitsnormen worden bereikt. Processen verwijzen naar gestructureerde en georganiseerde activiteiten die worden uitgevoerd om een specifiek doel te bereiken. In het kader van projectmanagement omvat procesbeheer het definiëren, documenteren, implementeren, meten, beoordelen en continu verbeteren van de processen die nodig zijn om projecten succesvol af te ronden.
Een goede projectleiding vereist een goed begrip en beheer van processen. Processen helpen bij het structureren van de projectactiviteiten, het identificeren van de vereiste resources en het vaststellen van de te volgen stappen. Door processen effectief te beheren, kan ik als projectleider de projecttaken beter plannen, de voortgang nauwkeurig volgen, risico’s beheersen en de kwaliteit van het eindresultaat waarborgen. Om projectleiding effectief te kunnen uitvoeren, moet ik processen opzetten, implementeren en bewaken. Dit omvat het vaststellen van duidelijke doelstellingen, het identificeren van de benodigde activiteiten en resources, het plannen van de tijdslijn en het budget, het toewijzen van taken aan teamleden, het volgen van de voortgang, het oplossen van eventuele problemen en het evalueren van de resultaten.
Over het algemeen kan worden gesteld dat goede projectleiding essentieel is om processen effectief te kunnen beheren, en vice versa. Door processen en projectleiding goed op elkaar af te stemmen en continu te verbeteren, kunnen organisaties succesvolle projecten uitvoeren en hun doelen bereiken.
Als het om resultaat behalen gaat kijken we allemaal dezelfde kant op.
Het maximale uit je investering te halen als bedrijf is waar het om gaat. Daarom is het belangrijk bij mijn optimalisatietraject een goede start te maken om uiteindelijk successen te kunnen vieren.
- Inventariseren en inleven. Ik leer (de mensen in) de organisatie kennen. Empathie is mijn superpower, dus ik steek mijn voelsprieten uit, stel veel vragen en luister of mijn leven ervan afhangt. Als ik weet met welke belangen, emoties en capaciteiten ik te maken heb is het beeld compleet.
Het uiteindelijke resultaat bereiken gaat als volgt:
- Van
- Druk
- Hobbelig
- Frustratie
- Chaotisch
- Onduidelijk
- Met een systeem werken
- Naar
- Productief
- Soepel
- Prestatie
- Overzicht
- Kraakhelder
Een systeem voor jou laten werken. Een helder overzicht is key. Dan weet je precies waar je start en waar je wil eindigen.
“Samen kunnen een functioneel beheerder en projectleider een synergie creëren.”.
De functioneel beheerder brengt zijn kennis en expertise van de bedrijfsprocessen en gebruikersbehoeften naar het project, terwijl ik als projectleider de processen en taken beheert om ervoor te zorgen dat het project op tijd en binnen het budget wordt voltooid. Door samen te werken kunnen we problemen en uitdagingen beter identificeren en oplossen. We kunnen de functionele specificaties vaststellen, de benodigde wijzigingen coördineren en de gebruikerstesten uitvoeren. Daarnaast kunnen we elkaar aanvullen in het communiceren van de voortgang en resultaten van het project. Lees hier meer over wat ik doe; Afas Projectmanagement
Contact
Ik ben degene die je belt voor procesoptimalisatie HR en het upgraden van een kantoororganisatie.