Blog
7 tekenen dat het tijd is om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren
Een vraag die ik belangrijk vind om te stellen aan de organisaties waarvoor ik werk is: ‘Waarom is het tijd om bedrijfsprocessen te optimaliseren’? Ik vertel dan ook graag dat het tijd is om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verhogen, kosten te verlagen, productiviteit te verbeteren en om prestatieverschillen te identificeren en op te lossen. Optimale bedrijfsprocessen zorgen voor een betere klantervaring, meer verkoop en een lagere operationele kosten. Iets wat elke organisatie graag wil natuurlijk. Optimalisatie helpt om betere, meer gerichte beslissingen te maken, beter begrip te krijgen over hoe het bedrijf, en vooral de medewerkers, functioneert en te anticiperen op veranderingen in de markt. Door bedrijfsprocessen te optimaliseren wordt de wendbaarheid vergroot, waardoor het bedrijf in staat is sneller te reageren op veranderingen. Dat maakt mijn vak zo ontzettend uitdagend en mooi. In mijn blog vertel ik meer over de signalen die je kunt herkennen dat het tijd is om aan optimalisatie te gaan denken.
Wat zijn bedrijfsprocessen?
”Bedrijfsprocessen zijn stappen die systematisch worden uitgevoerd om een bedrijfsmatig doel te bereiken. ”
Om dieper in te gaan op optimalisatie vertel ik je graag wat bedrijfsprocessen precies zijn. Bedrijfsprocessen zijn stappen die systematisch worden uitgevoerd om een bedrijfsmatig doel te bereiken. Ze omvatten taken die onderling verbonden zijn en herhaaldelijk worden uitgevoerd om een output of service aan een klant te leveren. Bedrijfsprocessen worden gebruikt om waarde toe te voegen aan producten of diensten van een organisatie en kunnen worden verdeeld in categorieën zoals interne procesverbeteringsprocessen, waardeketen, bedrijfsregels, kernproces en functiebinding.
Waarom medewerkers het belangrijkste zijn bij bedrijfsprocessen
Als ik kijk naar wat echt onmisbaar is bij bedrijfsprocessen, dan zijn het wel de medewerkers. De m medewerkers zijn het belangrijkste bij bedrijfsprocessen omdat zonder hen de processen niet goed uitgevoerd kunnen worden. Zij zijn nodig om ervoor te zorgen dat het bedrijf goede klantenservice, productkwaliteit en een vriendelijke omgeving kan bieden. Ook zijn medewerkers verantwoordelijk voor het maken van strategische keuzes, het aanpassen aan veranderende omstandigheden en het geven van leiding. Daarnaast zijn veel bedrijfsprocessen afhankelijk van de productiviteit van medewerkers Bovendien zijn medewerkers het directe aanspreekpunt voor klanten en kunnen ze hen heel goed helpen met problemen. Daarom zie ik de medewerkers als mijn interne klant en het goud van de organisatie. Ik hoor graag hun eigen verhaal. Om tot een oplossing te komen wil ik graag weten waar zij tegenaan lopen en hoe hun beeld is van een goede oplossing. Kortom, medewerkers spelen een zeer belangrijke rol bij bedrijfsprocessen.
Hoe ik mijn expertise inzet bij procesoptimalisatie
Vanuit mijn expertise ga ik op zoek naar manieren om de processen binnen jouw organisatie te verbeteren, te vereenvoudigen en beter op elkaar af te stemmen. Onnodige procedures en werkzaamheden bannen we uit. Overgebleven werkzaamheden worden gestructureerd zodat alle processen naadloos op elkaar aansluiten. Geen tijdverlies meer, niet onnodig wachten op andere afdelingen, geen knelpunten meer. Daar blijft het natuurlijk niet bij. Want ook de nieuwe manier van werken dient eigen te worden. Ook hierin begeleid ik jouw medewerkers. Jouw mensen maken immers het verschil, dus moeten zij ook ervaren hoe belangrijk de verbetering is in verhouding tot het dagelijkse werk. Er zijn meerdere manieren om bedrijfsprocessen en medewerkers samen te laten werken. Een van de belangrijkste manieren is door het gebruik van een goed georganiseerde workflow. Met een workflow kunnen gedefinieerde taken worden toegewezen aan specifieke takenuitvoerders. Taakvoortgang en prioriteiten kunnen worden gecontroleerd en verregaande efficiëntie van het bedrijfsproces worden bereikt.
7 tekenen dat het tijd is om jouw bedrijfsprocessen te optimaliseren
Ik vind efficiëntie een mooi voorbeeld om aan te geven dat het beter is om bedrijfsprocessen te gaan optimaliseren. Vooral bij de gangbare processen, die iedere dag plaatsvinden, kan de verhoogde efficiëntie door procesoptimalisatie namelijk veel voordeel opleveren. Bovendien is het ook prettig voor jouw medewerkers om efficiënter te kunnen werken, eventueel ondersteund door de juiste automatisering. Nog wat punten die aandacht verdienen als het om optimalisatie van bedrijfsprocessen gaat:
1 Je merkt dat je een groeiend aantal klachten ontvangt over producten of diensten die je levert.
2 Je medewerkers zijn overbelast en kunnen het werk niet allemaal bijhouden. Er ontstaat veel stress. De motivatie daalt en de productiviteit zakt.
3 De kosten stijgen aanzienlijk, maar je inkomsten blijven hetzelfde. Geen omzet groei en de winst blijft uit.
4 Je processen zijn gedateerd en je kunt geen kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen doorvoeren.
5 Je hebt moeite met het onderhouden van klantenrelaties omdat je producten of diensten niet op de afgesproken leverdata worden geleverd.
6 Je krijgt steeds meer vragen van klanten over productspecificaties en leveringstermijnen.
7 Je krijgt meer orders binnen dan je aankan met je huidige processen.
“Met soepel lopende processen die naadloos op elkaar aansluiten ontstaat er meer tijd om te bouwen en te groeien.”.
Innovatie in bedrijfsprocessen optimaliseren levert uren per dag op
Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Omdat we dat gewend zijn. En omdat verandering eng is. Totdat iemand naar je luistert en je vervolgens bij de hand neemt. Ik leef me in en help jouw medewerkers met tools en systemen waarvan ze wilden dat ze het járen eerder hadden geleerd. Want het werk wordt overzichtelijk, sneller en makkelijker. Bedrijfsprocessen optimaliseren is echt een goed idee. Stress verdwijnt en tijd verschijnt. Lees meer over mijn diensten of neem direct contact op voor een kennismaking.
Contact
Ik ben degene die je belt voor procesoptimalisatie HR en het upgraden van een kantoororganisatie.