Blog

Effectief vergaderen online. Hoe doe je dat?

Stel je voor, je bent als organisatie aan het pionieren. Het gaat goed. Je merkt dat je als leidinggevende nog te veel op de details moet zitten, dit terwijl de focus juist moet liggen op je product, markt en positionering. Als middelgrote organisatie groeit de vraag naar jouw product/dienst. Om geen nee te verkopen reageer je op elke vraag volmondig met ‘ja’. Terwijl je in je achterhoofd de mensen op kantoor hoort zuchten. Want hoe snel de core business ook groeit, de interne processen groeien veelal niet in hetzelfde tempo mee. Daarbij verhoogt het de stress van de medewerkers; niemand vindt het namelijk leuk om steeds brandjes te moeten blussen. De processen hebben volledige optimalisatie nodig. In deze blog ga ik dieper in op de waarde van procesoptimalisatie en de bijdrage aan meer omzet.

Welke voor- en nadelen zijn er aan online vergaderen?

Online vergaderen is de nieuwe norm en dat verdient wat aandacht. Het stelt collega´s, (potentiële) klanten in staat om te vergaderen over belangrijke zaken zonder fysiek aanwezig te moeten zijn in eenzelfde ruimte.

Een online vergadering kan makkelijk worden opgezet door een webbrowser applicatie of software die gedownload kan worden. Programma´s als Skype, Zoom of Google Hangouts zijn erg populair bij online vergaderen.
Ik zet de voor- en nadelen van online vergaderen voor je op een rij:

Voordelen

Toegankelijkheid; afstand is geen barrière meer, online vergaderingen maken het mogelijk belanghebbenden binnen handbereik toegang te geven tot een vergadering.
Tijd- en kostenbesparing; Voor een fysieke vergadering wordt er vaak gereisd terwijl bij een online vergaderring dit niet nodig is. Ze zeggen wel eens ‘tijd kost geld’, en door online te vergaderen bespaar je in kosten en tijd.
Hogere opkomst en flexibiliteit; Omdat reizen niet meer hoeft, de verbinding met een netwerk bijna overal aanwezig is zal de opkomst hoger zijn en is de flexibiliteit binnen handbereik.
Milieuvriendelijk; Stapels papieren die gekopieerd moeten worden zijn slecht voor het milieu. Nu kun je gemakkelijk online documenten met elkaar delen. Daarnaast wordt er minder gereisd, dus een beter milieu begint bij online vergaderen.

Nadelen

Het ontbreken van persoonlijke connectie; het is soms noodzaak om lichaamstaal te lezen. Een uitdrukking in het gezicht zegt soms meer dan woorden. Door het ontbreken hiervan kunnen misverstanden ontstaan.
Technische storing; blindelings vertrouwen op software is natuurlijk gevaarlijk. Er kunnen storingen zijn in de software waardoor een connectie kan uitvallen, de vergadering stroef verloopt en de effectiviteit hierdoor vermindert.
Stoorzenders; omdat er vaak vergaderd wordt vanuit een vertrouwelijke omgeving is het makkelijker om even een kopje koffie te pakken, mail te checken en een appje te sturen. De concentratie is dan minimaal en de focus verdwijnt.
Veiligheidsrisico’s; vertrouwelijke informatie wordt snel gedeeld online. Dit is een kans voor hackers om los te gaan.
Sociale interactie; er is nog altijd behoefte om in real-life met elkaar af te spreken. Dit zorgt voor prikkels en positieve energie. Het netwerken online is moeilijker dan elkaar live ontmoeten.

Efficiënt vergaderen on – en offline

We hadden het net al over focus houden en concentratie. Om tijd te besparen, effectief aan de slag te gaan en resultaten te behalen, zijn de juiste vergadertechnieken een must. Om een saaie meeting en urenlang stilzitten te voorkomen zijn goede afspraken noodzakelijk en doelgericht werken belangrijk. Want praten om het praten willen we te allen tijde voorkomen toch? Efficiënt vergaderen begint bij een goede agenda. Zorg dat iedereen ruim op tijd over alle agendapunten beschikt en dat deze duidelijk zijn voor iedereen. Structuur en overzicht zorgen voor een goed lopend proces.

Je wilt dat een vergadering met een gezonde actieve energie van start gaat. Het tijdstip is dus een belangrijk punt. In de ochtend vroeg, als je een live vergadering hebt, is er grote kans op file of een drukke spits. Het beste is om een vergadering voor de lunch te houden. Omdat er een vooruitzicht is van een lekkere break, zal de vergadering effectiever verlopen. Ook hebben mensen over het algemeen meer energie in de ochtend dan in de namiddag.

Vergaderkaart, de manier om effectief samen te werken

Een mooie manier om een sterke basis neer te zetten is om te werken met een vergaderkaart. Door deze vergaderkaart in te vullen zal er een effectieve samenwerking ontstaan met meer structuur en resultaat. Welke punten zie je terug op een vergaderkaart:

Zorg voor praktische informatie zoals de dag, plaats, tijdstip en frequentie van de vergadering.
Wie zijn de (vaste) deelnemers aan de vergadering.
Wat is het doel van de vergadering? Je kunt denken aan een project bespreking en de besluiten die genomen moeten worden. Of de bijsturing ervan en welke plannen hiervoor nodig zijn.
Input en output van de vergadering. Bij input kun je denken aan een actielijst en rapportages die besproken worden. De output zijn de besluiten, notulen en bijgestelde rapportages.
De agenda. Welke vaste punten komen elke vergadering terug en hoeveel ruimte is er voor extra input.
Vergaderafspraken: wat zijn de afspraken voor het overleg of extra agendapunten moeten voor een bepaalde dag en tijd ingeleverd worden. Maar ook het voorzitterschap, de roulatie en mededelingen horen hierbij.

De etiquette van online vergaderen

Online vergaderen werkt net wat anders dan elkaar in levende lijve ontmoeten. Je zit in een thuissetting te werken met een programma dat je misschien nog niet kent, de verbinding kan soms wegvallen en het wordt al snel een rommeltje als mensen door elkaar praten of de uitknop (microfoon uit) nog niet hebben gevonden.

Zorg dat je goed zichtbaar bent, recht in de camera kijkt en een min of meer professionele achtergrond hebt. Vergader niet in je slaapkamer.
Vergader niet in je pyjama. Kleed je fatsoenlijk.
Drink, eet of rook niet opzichtig in je webcam.
Overleg met elkaar dat je webcam aan moet staan. Als je een live meeting hebt ga je toch ook niet onder de tafel zitten? Zo van, ik ben er wel maar je ziet mij niet.
Zet je microfoon standaard op mute (uit dus). Zet hem alleen aan als je spreekt en zet hem daarna weer uit.
Check uit via de chat of microfoon voordat je de vergadering verlaat.

Gratis e-book | Succes is geen 'wat' maar een 'hoe'

Heb jij als ondernemer creatieve ideeën maar weet je niet hoe je er concreet vorm aan moet geven? Nemen al die gedachtes zoveel ruimte in dat je weinig overhoudt voor zaken die niet werk gerelateerd zijn? Niks raars aan. Wel vermoeiend.
Laat mij je helpen door middel van een handige tool die ik al jaren gebruik. Niet meer overbodig energie verspillen maar ruimte en inzicht creëren wat leidt tot vollere focus. En met focus komt resultaat. Altijd.

Vul je e-mailadres in: projectup.nl/download-gratis-weggever, en ontvang mijn korte e-book. Zeg maar doei tegen de chaos in je hoofd.
Liefs, Annerique

Recente Blogs

Contact

Ik ben degene die je belt voor procesoptimalisatie HR en het upgraden van een kantoororganisatie.

SCALE UP YOUR BUSINESS!